Verkkotyöpaja voi olla joustava, osallistava ja kustannustehokas tapa toteuttaa koulutus, osaamiskartoitus ja projekti. Työpaja voi olla tärkeä osa vaikkapa seuraavia HR-toimintoja:
- koulutustarpeiden suunnittelua
- palveluntarpeiden kartoittamista
- työntekijöiden tai työnhakijoiden urasuunnittelua
- henkilöstöarviointeja tai tiimityötä
- valmennukset tai coaching
Työpajat ovat usein luovaan dialogiin ja pohdintaan pohjautuvia monivaiheisia prosesseja. Kartoitus voidaan toteuttaa työpajan muodossa, jossa yhdistellään omaa reflektointia, ryhmätöitä ja fasilitointia.
Verkkotyöpaja voi olla erinomainen vaihtoehto perinteisemmälle läsnäoloon perustuvalle koulutukselle. Tässä artikkelissa käsittelemme verkkotyöpajoja koulutuksen ja osaamiskartoitusten työkaluja, sekä perustelemme miksi niiden hallinnointi on tehokkaampaa, kun käytössä on keskitetty oppimisympäristö.
Järjestä työpaja verkossa – mitä, miksi, milloin
Verkkotyöpaja yhdistelee parhaimmillaan useita erilaisia työmuotoja, jotka tukevat toisiaan ja auttavat muodostamaan holistisen sekä läpinäkyvän kuvan osallistujan vahvuuksista, osaamisista tai tarpeista.
Verkkotyöpajaan voi kuulua
- verkkoluentoja tai sellaisten sarjoja
- keskusteluharjoituksia
- yksilöllistä pohdintaa
- tehtäviä ja raportteja
- fasilitointia
- yksilöllistä ohjausta
Työpajoja voidaan toteuttaa monella eri tapaa. Perinteisesti kartoituksia on voitu toteuttaa täysin luokkapohjaisesti – osallistujat käyvät työpajoihin kasvotusten ja saattavat tehdä erilaisia yksilötehtäviä kotona tai työpajojen välillä. Aikaa saatetaan varata myös henkilökohtaiseen ohjaamiseen.
Työpajoja on myös mahdollista toteuttaa hybridiformaatissa tai täysin etänä. Esimerkiksi työpajat saatetaan toteuttaa kasvotusten, mutta keskustelua voidaan jatkaa esimerkiksi foorumin avulla ja henkilökohtainen ohjaus ja yksilötehtävät toteutetaan verkon välityksellä.
Verkkotyöpajan arvo ohjaamisessa
Verkkotyöpaja on hyvin erilainen kuin pelkästään kasvokkain toteutettava. Sillä on erityisiä vahvuuksia ja se sopiikin moniin tilaisiin. Sen hyötyihin kuuluu muuan muassa:
Saavutettavuus. Etänä toteutettaviin työpajoihin osallistumisen kynnys on matala. Työpajaan osallistuminen on helpompaa suurelle yleisölle huolimatta asuinpaikasta, elämäntilanteesta, tulotasosta, terveydentilasta tai muista osallistumista mahdollisesti rajoittavista tekijöistä. Osallistumisen olosuhteet on helpompi räätälöidä erityistarpeisiin.
Joustavuus. Verkkotyöpaja on helpompi sovittaa aikatauluun myös työssäkäyville osallistujille. Monimuotoinen osallistuminen on monesti joustavampaa ja vie vähemmän aikaa. Tämä voi parantaa sitoutumista työpajaan. Toteuttaminen on myös järjestäjälle monesti helpompaa, kun ohjaaja tai fasilitoija voi järjestää aktiviteetteja ketterämmin.
Eri työtavat ja oppimistyylit. Hybridityöpajoissa on helpompi yhdistellä erilaisia aktiviteetteja ja tapoja osallistua. Osallistujille on myös helpompi sallia vaihtoehtoisia tapoja osallistua tai vaikkapa tehdä yksilötehtäviä. Tällä tavalla henkilökohtaisia vahvuuksia ja mieltymyksiä on helpompi ottaa huomioon ja kartoituksen tulos on läpinäkyvämpi.
Kustannustehokkuus. Järjestäjän on mahdollista käyttää resursseja tehokkaammin. Toiminnalle ei välttämättä tarvitse varata erillisiä tiloja, työpajalle ei tarvitse varata kokonaista päivää, matka- ja ruokakuluja ei tarvitse ottaa huomioon.
Skaalautuvuus. Etänä tai hybridinä toteutettavan verkkotyöpajan osallistujamäärä ei ole yhtä rajallinen. Aktiviteeteista ja ohjauksesta riippuen osallistujamäärä voi olla hyvinkin suuri. Vertaisarviointien ja keskusteluharjoitusten avulla ohjaajan aikaa voidaan myös säästää olennaiseen.
Eri työvaiheiden harmonia. Keskusteluharjoitukset edellyttävät läsnäoloa, yksilöllinen reflektointi vaatii rauhaa ja aikaa, yksilöllinen ohjaaminen edellyttää ohjaajan mahdollisuutta keskittyä yhteen osallistujaan kerralla. Nämä kolme edellytystä sulkevat toisensa pois, joten kaikkia on vaikea saada toimimaan hyvin samassa luokassa. Sen sijaan monimuoto- tai etätyöpaja mahdollistaa työn jaksottamisen niin, että jokaisen aktiviteetin voi tehdä parhaassa mahdollisessa tilanteessa.
Toteuta joustava verkkotyöpaja oppimisympäristössä
Verkkotyöpajojen ja hybriditoiminnan järjestäminen verkkoympäristön kautta auttaa hallinnoimaan kokonaisuutta tehokkaammin. Resurssit saadaan koottua yhteen paikkaan. Ennen kaikkea ohjaamisen ja yksilöllisten tehtävien hallinnointi on verkkoympäristössä merkittävästi ketterämpää.
Työpajat ja ryhmätehtävät
Työpajojen perusta ovat erilaiset luennot, ryhmätyöt ja keskustelut. Nämä toteutetaan yleensä reaaliaikaisina, koska osallistujien läsnäolo on tärkeää kysymyksille, ohjaukselle ja ryhmädynamiikalle.
Jos tilaisuuksia järjestetään verkon välityksellä, niistä kannattaa kuitenkin toteuttaa osallistujille tallenteet. Tallenteiden avulla osallistujat voivat palata keskustelun aiheisiin myöhemmin tai tutustua niihin toteutuskertoihin, joihin heillä ei ollut mahdollisuutta osallistua.
Työpajat voivat olla esimerkiksi webinaareja, videokonferensseja, luentoja tai keskusteluja. Usein niiden aikana voidaan järjestää ohjaajavetoisia luentoja, joissa kerrotaan kartoitukselle tärkeistä aiheista. Niitä kannattaa käyttää myös kysymysten esittämiseen. Kokoustyökalut mahdollistavat myös helpot pienryhmä- ja parikeskustelut.
Verkko-oppimisympäristö tukee videokonferenssien järjestämistä ja koordinointia suoraan alustan kautta. Lisäksi alustalla on helppo jakaa tallenteet kaikille osallistujille. Työpajojen yhteydessä on helppoa hallinnoida käyttäjiä, kalentereita ja työpajojen tukimateriaaleja.
Yksilötehtävät ja keskustelut
Tapaamisten, luentojen ja ryhmätöiden ulkopuolella merkittävä osa monia työpajoja ovat erilaiset yksilölliset harjoitteet ja reflektointi. Nämä edellyttävät rauhaa, riittävää aikaa ja pohdintaa.
Harjoitteisiin voi kuulua esimerkiksi oman tilanteen pohdintaa ja raportointia, oman arkisen toiminnan havainnointia tai erilaisia päiväkirjojen toteuttamista. Luentojen ulkopuolella voidaan myös toteuttaa ohjatumpia tai ongelmakeskeisempiä harjoituksia.
Toisaalta tapaamisten ulkopuolella voidaan järjestää erilaista ryhmädynamiikkaan perustuvaa toimintaa. Osallistujille saatetaan esimerkiksi tarjota puitteet jättää pohdittuja ja perusteltua kommentteja keskustelufoorumille tai tarkastella ja kommentoida toistensa tekemiä harjoituksia.
Nämä harjoitteet perustuva erilaiseen pohdintaan ja niille tarvitaan enemmän aikaa. Verkkoympäristö on erinomainen tapa toteuttaa harjoituksia, sillä kommentteja, viestejä ja päiväkirjamerkintöjä voidaan tehdä kootusti yhteen paikkaan. Tämä helpottaa osallistujien työtä sekä kokonaisuuden hallintaa ohjaajalle.
Ohjaus ja hallinta
Työpajaan kuuluu usein myös fasilitointia tai henkilökohtaista ohjausta. Työpajan järjestäjät osallistuvat yksilöiden ja ryhmien työhön, ohjaavat toimintaa ja keskustelua, kommentoivat tehtäviä ja raportteja sekä antavat henkilökohtaista ohjausta ja palautetta yksittäisille osallistujille.
Tämä edellyttää ohjaajalta aktiivisuutta osallistua keskusteluun, seurata pohdintaa, havainnoida toimintaa ja antaa osallistujille relevanttia palautetta niin ryhmän kuin yksilöiden tasolla. Työmäärä saattaa olla suuri, etenkin jos osallistujia ja aktiviteetteja on paljon.
Verkkoympäristö voi auttaa kokonaisuuden hallintaa etenkin ohjauksen suhteen. Alusta voi helpottaa seuraamaan miten osallistujat ovat suoriutuneet annetuista tehtävistä, tutustumaan harjoitteiden tuloksiin ja muodostamaan yleiskuvan yksittäisten osallistujien tilanteesta. Tämän tilannekuvan avulla työpajan ohjaaja voi antaa hyvin yksilöityä palautetta ja tuottaa osallistujille arvoa kartoituksen tulosten kautta.
Workseed verkkotyöpajan työkaluna
Workseed -oppimisympäristö on erinomainen ratkaisu osaamiskartoitusten ja työpajojen tueksi. Se mahdollistaa niin osallistujien, videoluentojen, päiväkirjojen, etenemisen seurannan ja ohjauksen kokonaisvaltaisen hallinnoinnin keskitetysti.
Verkkotyöpaja on ketterä ratkaisu, joka tarjoaa toimivat puitteet niin reaaliaikaisille ryhmäkeskusteluille, henkilökohtaiselle pohdinnalle kuin ohjaamisellekin. Workseed helpottaa kokonaisuuden hallintaa. Erityisesti sen ominaisuudet päiväkirjojen toteuttamiseen ja henkilökohtaiseen ohjaukseen ovat erityisen vakuuttavat.
Mikäli haluat tietää alustan ominaisuuksista ja sovellusalueista lisää, voit varata demon täällä. Asiantuntijamme auttavat sinua kartoittamaan, miten Workseed voi tehostaa työskentelyä juuri sinun organisaatiossasi.
Mikäli taas jo etsit organisaatiollesi toimivaa oppimisympäristöä, voit tutustua vinkkeihimme alustan valintaan täällä. Suositussa blogiartikkelissamme avaamme, mitä osa-alueita kannattaa ottaa huomioon valittaessa oppimisympäristöä käyttäjien tarpeiden perusteella.
