Oppimisympäristön kaltaisen tietojärjestelmän hintalappu ei välttämättä kerro kaikkea sen kaikista kustannuksista.
Oppimisympäristön hankintaan kuuluu monesti piilokuluja, jotka eivät aina heijastu ohjelmiston hankintahintaan. Piilokuluja voivat olla epäsuorat kustannukset, ohjelmiston elinkaaren aikana ilmenevät kustannukset, sekä ohjelmiston ylläpitoon ja käyttöön käytettävät resurssit.
Siksi kokonaiskustannusajattelu toimii hyödyllisenä ohjenuorana oppimisympäristön hankinnoille. Kokonaiskustannus on viitekehys, joka auttaa hahmottamaan piilokustannuksia ja suunnittelemaan läpinäkyvän budjetin hankinnalle. Tässä artikkelissa saat perusymmärryksen kokonaiskustannusajattelun hyödyistä ohjelmistohankinnassa.
Millaisia piilokuluja oppimisympäristön hankintaan kuuluu
Sähköistä ratkaisua hankkiessa on hyvin helppoa keskittyä vain itse ohjelmiston hankintahintaan, lisenssimaksuun tai käyttööottoprojektin hintaan. Monia vähemmän ilmeisiä kustannuksia tai muutoksia työnkulkuun ei välttämättä osata ottaa huomioon. Kokonaiskustannus voi tulla yllätyksenä.
Tämä on riski pitkällä aikavälillä, sillä huonosti suunniteltu hankinta voi aiheuttaa yllättäviä kustannuksia ja ongelmia pitkään käyttöönoton jälkeen. Siksi onkin erittäin tärkeää suunnitella hankinta huolellisesti niin, että kaikki kustannukset osataan ennakoida ja hankittava alusta resonoi hyvin käyttäjäorganisaation tarpeiden kanssa.
Piilokuluja voivat olla esimerkiksi:
Epäsuorat palkkakulut. Käyttöönottoon ja alustan käyttöön budjetoidaan helposti vain projektitiimin tai pääkäyttäjien työaika ja palkkakulut. Tosiasiassa alustan käyttöönottoon ja ylläpitoon voi kuulua myös epäsuorasti muiden osastojen resursseja – organisaation johto voi osallistua suunnitteluun, peruskäyttäjien aikaa voi kulua käyttötarpeiden kartoittamiseen, tekniseen ylläpitoon tai koulutukseen saatetaan tarvita resursseja.
Koulutus ja käytön tuki. Käyttäjille tulee tarjota koulutusta ja teknistä tukea oppimisympäristön koko elinkaaren ajan. On kuitenkin helppoa budjetoida käyttökoulutukset vain osaksi käyttöönottoprojektia ja aliarvioida käytön tuen resurssien tarve pitkällä aikavälillä.
Ylläpito. Myös teknisen ylläpidon kustannukset on helppo aliarvioida. Etenkin jos organisaatioon hankitaan avoimen lähdekoodin alusta tai alustan tekninen ylläpito tapahtuu muuten suurelta osin talon sisällä, alustan juoksevat kustannukset voivat tulla yllätyksenä. Ylläpitoon voi kuulua esimerkiksi päivitysten asentamista, tietoturvan ylläpitoa sekä teknisten ongelmien ratkaisua niiden ilmetessä.
Käyttöön konfigurointi. Harva ohjelmisto sopii organisaation työnkulkuun täysin saumatta ilman minkäänlaista asennusta tai muokkaamista. Vähintäänkin työkaluihin tulee tehdä organisaation edellyttämät asetukset, mahdollisesti on luotava rajapintoja eri järjestelmien välille – mahdollisesti tietojärjestelmää varten pitää rakentaa täysin kustomoituja komponentteja.
Muutokset työnkulkuun. Uuden alustan hankkiminen voi vaikuttaa käyttäjien toimintaan epäsuorasti pitkällä aikavälillä. Uusi tietojärjestelmä voi muuttaa työnkulkua ja edellyttää sopeutumista. Mikäli tähän ei varauduta riittävästi, huonosti toteutettu siirtymä voi aiheuttaa alikäyttöä ja tehottomuutta.
Kokonaiskustannus hankinnan viitekehyksenä
Kokonaiskustannus on hyödyllinen viitekehys hankinnan ymmärtämiseen. Se perustuu hankinnan kustannusten mahdollisimman laajaan määrittelyyn. Hankinnan hinta ei ole vain tuotteen hinta, lisenssi, tai hankinnan lyhytaikainen kustannus. Sen sijaan hankinnan hintaan pitäisi laskea myös kaikki epäsuorat ja pitkän aikavälin kustannukset järjestelmän elinkaaren tai sopimuskauden aikana.
Toimivan kokonaiskustannusmallista tekee se, että hankkijaorganisaation on pakko analysoida hankittavat järjestelmän kaikkia kuluja ja aktiivisesti tunnistaa piilokuluja. Yllättäviä kustannuseriä on vaikeampi syntyä, kun niihin varaudutaan jo hankintaa suunnitellessa.
Onnistuneeseen oppimisympäristön hankinnan suunnitteluun kuuluvatkin seuraavat elementit, joiden perusteella kokonaiskustannus määritetään:
Käyttäjäorganisaation tarpeet ja toimittajan palvelut kohtaavat. Hankintaa suunnitellessa tulee ymmärtää oman organisaation tarpeet ja edellytykset mahdollisimman realistisesti, jotta voidaan löytää näihin parhaiten vastaava toimittaja. Hankinnassa tulee ymmärtää missä määrin organisaatio kykenee vastaamaan alustan ylläpidosta ja käyttäjien tukemisesta, millaisia ominaisuuksia alustalta tarvitaan, millaisia palveluita toimittajalta tulee edellyttää, ja millaista osaamista organisaatiossa on.
Onko organisaatiossa esimerkiksi resurssit ylläpitää itse avoimen lähdekoodin alustaa, vai olisiko palveluna toimitettu pilvipalvelu ketterämpi? Tuleeko alusta rakentaa suurelta osin organisaation tarpeisiin, vai toimiiko valmiina hankittu ohjelmisto paremmin? Millaisia rajapintoja organisaatio tarvitsee ja miten koulutusta ja käytön tukea voidaan tarjota parhaiten?
Projektin ja organisaation johto sitoutuu käyttöönottoon. Ohjelmistohankinta, myös valmisohjelmiston hankinta, on haastava projekti, joka edellyttää sitoutumista ja suunnittelua. Alustan käyttöönoton jättäminen tuuliajolle on tae venyvistä aikarajoista ja budjeteista, tyytymättömyydestä, alustan alikäytöstä ja tehon puutteesta.
Tärkeää on, että hankinnalla on sitoutunut projektiryhmä sekä toimittajan tuki. Kun hankinnan tavoitteet ymmärretään, organisaatiolle hankintaan sille sopiva työkalu, projekti resursoidaan riittävästi ja projektiryhmä on sitoutunut tavoitteiden saavuttamiseen, hankinta pysyy todennäköisimmin hallinnassa.
Kaikkia käyttäjiä kuullaan käyttöönotossa. Hankintaa ei tule tehdä siilossa. Kaikkia alustan suoria ja epäsuoria käyttäjiä tulee ottaa laajasti mukaan hankintaprosessiin suunnitteluvaiheesta alkaen. Käyttäjien kuuleminen ajoissa ja laajasti auttaa ymmärtämään organisaation tosiasiallisia tarpeita mahdollisimman realistisesti ja laatimaan hankintasuunnitelman, jolla voidaan kilpailuttaa organisaatiolle sopivimpia toimittajia.
Samalla loppukäyttäjien laaja konsultointi auttaa sitouttamaan organisaation uuteen työkaluun. Tällöin uusi oppimisympäristö saadaan tehokkaammin käyttöön, vajaakäyttö on epätodennäköisempää, ja muutoksen johtaminen helpompaa.
Suunnitteluun ja varautumiseen allokoidaan resursseja. Jos kaikkiin edellisiin kohtiin on osattu varautua riittävästi, organisaatiolla tulisi olla realistinen kuva tarpeistaan ja edellytyksistään. Kun käyttöönoton ja ylläpidon kokonaisuus ymmärretään, niihin tulee varata riittävät resurssit – ja varautua myös yllättäviin tilanteisiin ja ongelmiin.
Kulut voivat nimittäin olla paitsi epäsuoria ja pitkällä aikavälillä ilmeneviä, myös yllättäviä. Käyttöönottoprojektissa ei voi ikinä varautua kaikkeen, vaan uusia käyttötarpeita, huomaamatta jääneitä osa-alueita tai yllättäviä viivästyksiä voi tapahtua jo hankinnan ollessa käynnissä. Ongelmatilanteisiin tulee kyetä vastaamaan nopeasti, joten projektitiimillä on oltava myös marginaalia tehdä päätöksiä.
Workseed oppimisympäristö SaaS -ratkaisuna
Workseed -oppimisympäristö toimitetaan avaimet käteen -periaatteella. Workseed on SaaS-ratkaisuna toimitettava pilvipalvelu, jonka valitsemalla hankinnan kokonaiskustannus koko elinkaaren ajalta on helppo ennakoida.
Alustan tekninen ylläpito ja tekninen tuki kuuluu lisenssin hintaan. Workseediä käyttäessäsi huolehdimme myös puolestasi, että henkilötietoja säilytetään ja käsitellään aina lainsäädännön mukaisesti, ja että tietosuoja on ajan tasalla.
Autamme myös kattavasti käyttöönottoprojektin suunnittelussa ja toteuttamisessa, sekä tarjoamme kattavasti palveluja käyttökoulutusten toteuttamiseen. Tarjoamme myös ohjeita ja koulutusmateriaaleja käytön tueksi.
Ammattikorkeakoulu Laurea otti Workseed -oppimisympäristön käyttöön nopeassa tahdissa kevätlukukaudelle 2024. Projekti oli kunnianhimoinen, ja siinä kulminoitui laaja harjoitteluohjauksen hankintaprosessi. Projekti oli myös onnistunut kiitos motivoituneen projektitiimin, toimittajan laajan tuen, ja ennen kaikkea toimittajan järjestämien laajojen käyttökoulutusten ansiosta.
Voit tutustua koko asiakastarinaan täällä.
Mikäli haluat kuulla lisää Workseedin ominaisuuksista, voit myös varata demon asiantuntijoidemme kanssa täällä.
