7 yleistä ongelmaa perehdytyksessä – ja miten verkkoperehdytys ratkaisee ne

Hyvän perehdytyksen toteuttaminen on parhaimmillaankin haastavaa. Kun työtä tehdään pienissä tiimeissä, monissa vuoroissa, ilman kiinteää työpistettä tai vaikka hybridimallilla, koulutusvastaavan ja henkilöstöhallinnon resursseja koetellaan tosissaan.  

Kun työn tekemisen muodot ovat monimutkaisia, perehdytyksen toteuttaminen ja hallinta verkkoympäristössä on monelle organisaatiolle ketterä tapa parantaa henkilöstöhallinnon laatua. 

Jos perehdytystä ei toteuteta kunnolla, se voi kostautua pitkällä aikavälillä moninkertaisesti. 

Tässä artikkelissa käsittelemmekin yleisiä perehdytyksen haasteita – ja miten verkkoperehdytys auttaa ratkaisemaan ne. 

1. Perehdytys on huonosti suunniteltu

Perehdytyksen tulee olla järjestelmällinen ja suunniteltu prosessi. Ilman selkeää suunnittelua on vaikea ylläpitää tasaista laatua. Lisäksi huonosti suunnitellusta perehdytys on monesti epälooginen ja puutteellinen. 

Verkko-oppimisympäristö auttaa luomaan perehdytykselle standardisoidun prosessin, joka ylläpitää laatua. Pyörää ei tarvitse keksiä uudelleen joka kerta, kun organisaatioon rekrytään uusi jäsen. Perehdytyksen kulku ja siihen liittyvät oppimateriaalit voidaan laatia organisaatiotasolla, mikä keventää perehdyttäjien työtaakkaa. 

Verkossa toteutettava perehdytys auttaa välttämään improvisointia ja säästää johdon aikaa. Samalla se antaa puitteet yksilöidä perehdytystä standardiprosessin puitteissa tilanteen mukaan sekä kehittää perehdytyksen prosessia vähitellen. 

2. Perehdytettävä saa joko liikaa tietoa kerralla – tai ei lainkaan

Uuden työn aloittaminen edellyttää huomattavan tietomäärän omaksumista. Tekijän tulee ymmärtää oman työnsä tekninen sisältö, omaksua työpaikan käytänteitä, oppia uusia tietojärjestelmiä, muistaa turvallisuuteen liittyviä ohjeita ja niin edelleen. 

Kun perehdytys tapahtuu kasvokkain, kaikki tämä tieto joudutaan monesti välittämään kerralla. Tällöin on vain luonnollista, että merkittävä osa unohtuu nopeasti. Toisaalta on myös mahdollista, ettei tietoa saada riittävästi, tai työntekijä joutuu itse jatkuvasti pyytämään lisää tietoa työn aikana. Mikään näistä vaihtoehdoista ei ole optimaalinen työssä menestymiselle.

Verkko-oppimisympäristöllä voit luoda keskitetyn resurssipankin, jota voidaan käyttää työn aikana joustavasti.Oppimateriaalit voidaan käydä läpi omassa tahdissa silloin kun siihen on aikaa. Tarvittaessa yksityiskohtia voidaan tarkastaa kun kysymyksiä ilmenee työn aikana – vaikkapa työntekijä taskussa olevalla mobiililaitteella. 

Verkossa juuri oikea tieto on käytössä silloin kun sitä tarvitaan, eikä informaatioähkyä ei pääse ilmenemään. 

3. Puutteellinen viestintä ja palaute

Jos uusi työntekijä tarvitsee ajoittain apua tai ohjeita, perehdytyksestä vastaavan esihenkilön voi olla vaikea irtaantua omasta tehtävästään. Tämä johtaa helposti huonoon viestintään ja riittämättömään palautteeseen. Tai ehkä selkeään palautteeseen ja viestintään ei vain ole sujuvaa työnkulkua. Työntekijä voi kokea jäävänsä yksin ongelmineen. 

Kun perehdytys toteutetaan verkossa, viestinnän ja seurannan kynnys madaltuu. Kysymysten esittämiseen, palautteenantoon ja ideoiden vaihtoon on olemassa ketterä väline, joka sopii myös hajautettuihin organisaatioihin ja hybridityöhön. Kasvokkaisia tapaamisia ei tarvitse aina odottaa eikä työntekijöiden perään tarvitse soitella ongelmatilanteissa. 

Esihenkilöllä tai henkilöstöhallinnolla on paremmat edellytykset hallita kokonaisuutta ja seurata perehdytyksen etenemistä. Tällöin HR voi myös tunnistaa ongelmia, tarjota tukea ja ymmärtää uusien työntekijöiden tarpeita paremmin. 

4. Huonosti määritellyt tavoitteet

Jos perehdytystä ei ole suunniteltu hyvin eikä uuden työntekijän osaamisia ja tarpeita ole huomioitu, saattaa olla vaikea ymmärtää mihin perehdytyksellä pyritään. Kun oppimiselle ei ole määritetty selkeitä tavoitteita, se ei etene mihinkään. Tämä voi johtaa turhautumiseen ja alisuoriutumiseen. 

Tarkoitukseensa sopiva verkko-oppimisympäristö paitsi mahdollistaa standardisoitujen oppimisprosessien, myös selkeiden osaamistavoitteiden ja henkilökohtaisten oppimispolkujen luomisen. Organisaation määrittämät avainosaamiset, perehdytyksen kokonaisuus ja osatavoitteet on helppo hahmottaa verkko-oppimisympäristön hallintatyökalujen avulla. 

Verkkoympäristöä voi myös hyödyntää muodolliseen osaamisten hallintaan. Kurssit, perehdytykset ja opintojaksot voidaan sitoa konkreettisiin avainosaamisiin, ja näistä voidaan muodostaa todistuksia ja sertifikaatteja. Tämä paitsi selkeyttää oppimista, myös helpottaa osaamisen todistamista auditoinnin yhteydessä. 

5. Perehdytys on liian lyhyt

Kun perehdytykseen ei ole luotu työnkulkua, se jää usein lyhyeksi tai kokonaan tekemättä. Organisaatiossa saatetaan olettaa, että uusi työntekijä kyllä ennen pitkää omaksuu tehtävänsä itsenäisesti. Tosiasiassa töihin ei välttämättä päästä kunnolla käsiksi ja tuottavuus jää matalaksi. 

Verkossa toteutettu perehdytys skaalautuu tehokkaasti ja sitoo hyvin vähän asiantuntijoiden aikaa. Kerran laadittu perehdytys voidaan toteuttaa samalla kustannuksella miten monta kertaa tahansa. Verkko-opinnoissa voidaan myös edetä omaan tahtiin, ja materiaaleihin voidaan palata myös perehdytyksen jälkeen. 

Verkko-oppimista onkin helppo hyödyntää myös pitkällä aikavälillä työsuhteen aikana. Tärkeää on missä tahdissa työntekijä voi edetä ja miten helposti tärkeää tietoa voi etsiä työn aikana.

6. Perehdytys ei ole aidosti yksilöllinen

Jokainen tekijä oppii eri tavalla. Yksilölliset erot taustassa, persoonassa, osaamisessa ja kokemuksessa vaikuttavat, miten uutta tietoa omaksutaan ja miten uudessa tehtävässä menestytään. 

Standardoitu prosessi on tärkeä laadun tae. Toisaalta perehdytyksen täytyy myös kyetä sopeutumaan yksilön tarpeisiin ollakseen tehokas. Liian jäykkä perehdytys ei tuota haluttuja tuloksia, koska sama lähestymistapa ei toimi kaikilla työntekijöillä. 

Verkkoperehdytys mahdollistaa riittävän joustavuuden myös verkkokursseilla. Yksittäisille käyttäjille voidaan asettaa henkilökohtaisia tavoitteita ja muokata yksilöllisiä oppimispolkuja näiden tehtävän, taustan ja osaamisen mukaan. 

Samaan aikaan verkkoperehdytys mahdollistaa tehokkaamman ja järjestelmällisemmän oppimisen seurannan. Esihenkilö voi seurata joustavasti kurssien etenemistä, havaita ongelmia, antaa palautetta ja puuttua ongelmiin. 

7. Perehdytykseen ei ole riittävästi resursseja

Perehdyttäminen edellyttää vanhempien työntekijöiden ja asiantuntijoiden aikaa. Valitettavasti asiantuntijoiden aikataulu on täynnä myös omia työtehtäviä, jolloin uusille työntekijöille on vaikea varata aikaa. 

Jokainen perehdytykseen käytetty minuutti on pois “tuottavasta” työstä. Riski onkin, että perehdytykseen ei katsota olevan riittävästi aikaa ja resursseja. Tällöin perehdytys jää helposti vajavaiseksi.

Verkkoperehdytys skaalautuu usein hyvin. Perusasiat, tuotetiedot ja työturvallisuus voidaan usein kouluttaa automatisoidusti. Monet tietohallinnon prosessit voidaan myös automatisoida ja keskittää samalle alustalle. Kun verkkokurssi on kerran luotu, sillä voi kouluttaa yhden tai viisikymmentä tekijää samalla kokonaiskustannuksella. 

Kun työntekijät voivat käydä perusasiat läpi itsenäisesti, esihenkilöiden ja asiantuntijoiden aika voidaan käyttää tehokkaammin. Kasvokkain voidaan keskittyä ongelmiin, kysymyksiin ja kehitysalueisiin. Näin perehdytykseen käytetään vähemmän asiantuntijan aikaa ja samalla perehdytyksen lopputulos paranee.